effectief vergaderen besluitvorming afspraken maken

Afspraken maken als team is moeilijker dan het lijkt

Ken je dat? Vergaderingen of overleggen die maar niet tot een eind lijken te komen. Er wordt steeds gepraat over een onderwerp, maar niets besloten. En het besproken onderwerp wordt weer op de agenda of de actielijst gezet voor de volgende vergadering. Dit soort vergaderingen zijn energiezuigende bijeenkomsten en dooddoeners voor de creatievelingen onder ons.

Herkenbaar? Dan zijn jij en je teamleden niet in staat om tot een effectieve besluitvoering te komen. Misschien dat het jullie lukt met de volgende tips.  

Zodra jullie merken dat jullie vastlopen bij de besluitvorming over een onderwerp dan gaan jullie de volgende stappen doorlopen.

  1. Jullie nemen allemaal een stelling in en vertelt daarbij wat je argument is. Jullie gaan argumenten uitwisselen met elkaar.
  2. Vervolgens kunnen jullie met elkaar de discussie aangaan. Houdt er rekening mee dat het een dialoog blijft en niet alleen een verdediging van je eigen argument.
  3. Tot slot gaan jullie proberen een gezamenlijkheid te vinden. Dit doe je door 5 keer de waarom vraag te stellen. Dit zorgt ervoor dat je je verder gaat verdiepen in iemands standpunt, daardoor ontstaat er wederzijds begrip.

De eerste keren dat jullie de stappen gaan doorlopen zul je merken dat het wat onwennig aanvoelt. Misschien wil je een collega niet afvallen in zijn standpunt, of merk je dat een collega best fel kan reageren. Maar hoe vaker jullie dit proces zult doorlopen, hoe makkelijker het wordt.

Er zit dan niks anders op met elkaar open en eerlijk het gesprek aan te gaan en de weerstand die boven tafel komen met elkaar te onderzoeken.

Stel, jullie komen er na het doorlopen van de stappen toch niet tot een gezamenlijk besluit, dan is het goed mogelijk dat er meer speelt in het team. Bijvoorbeeld weerstanden bij teamleden die nog niet boven tafel zijn gekomen. Als je hiermee te maken hebt, dan wordt de besluitvorming lastig. Er zit dan niks anders op met elkaar open en eerlijk het gesprek aan te gaan en de weerstand die boven tafel komen met elkaar te onderzoeken. Maar dat vraagt wel wat van jullie als team en sommige teams zijn hier nog niet ‘volwassen’ genoeg voor.

Wat jullie precies als team anders kunnen doen om tot een effectieve besluitvorming te komen, dat kunnen jullie alleen leren door te het te doen. Leren door ervaren. Om dit te doen, zouden jullie allen uit je comfortzone moeten komen. Worden jullie als team straks bedreven om op de juiste manier te overleggen, dan merk je dat overleggen automatisch veel vlotter verlopen, dat je met energie het overleg uitkomt en dat jullie tijd over hebben voor andere (leuke?) dingen. Immers, het nemen van besluiten duurt voor jullie nu niet meer zo lang.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.